Wie exportiere ich ein Dashboard?

Inhaltsverzeichnis

1. Übersicht
2. Zugriff auf die Funktion
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung
4. Einstellungen & Optionen
5. Einschränkungen & Besonderheiten
6. Tipps & Best Practices

Übersicht

Mit dem Dashboard-Export erhältst Du eine strukturierte Datei Deines aktuellen Dashboards für einen gewünschten Zeitraum. Du kannst das Dashboard entweder einmalig exportieren oder regelmäßige, automatische Exporte ("Geplant") einrichten. Für wiedererkennbare Exporte kannst Du das Branding – etwa Logo, Primär- und Sekundärfarbe – in den Voreinstellungen individuell anpassen.

Zugriff auf die Funktion

Du findest die Exportfunktion in der Hauptnavigation unter Dashboards. Öffne das gewünschte Dashboard und wähle in der Action-Bar im Options-Menü Exportieren. Anschließend erscheint das Fenster zum Dashboard-Export mit den Reitern Einzeln, Geplant und Voreinstellungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Export-Dialog öffnen: Export starten oder planen

Um den Export zu starten oder zu planen, öffne zunächst das gewünschte Dashboard. Klicke in der Action-Bar auf die drei Punkte um das Options-Menü zu öffnen und wähle Exportieren. Das Fenster Dashboard exportieren öffnet sich und bietet Dir die Tabs Einzeln (für einmalige Exporte), Geplant (für regelmäßige, automatisierte Exporte) sowie Voreinstellungen (zum Anpassen von Branding und Empfänger-E-Mail).

Einzeln: Einmaligen Export auslösen

• Titel: Bestimme einen eindeutigen Namen für den Export. Mit Standard Titel verwenden kannst Du zur empfohlenen Bezeichnung zurückkehren.
• Zeitraum: Lege den gewünschten Zeitraum fest; über Temporären Datumsbereich übernehmen kannst Du spezielle Zeitspannen (z. B. Aktionswochen) wählen. Falls aktuell kein temporärer Bereich verfügbar ist, erscheint der Hinweis kein Bereich gewählt – in diesem Fall wird der Zeitraum der letzten 30 Tage exportiert.
• Export Methode: Wähle zwischen E-Mail (der Export wird an Deine hinterlegte Adresse gesendet) oder Direkt-Link (Du erhältst sofort einen Download-Link zum Kopieren und Öffnen).

Nach dem Klick auf Exportieren läuft der Export-Vorgang. Je nach gewählter Methode bekommst Du entweder direkt einen Link zum Download oder nach wenigen Minuten eine E-Mail mit der Export-Datei. Falls bereits ein anderer Export läuft, zeigt das System einen Hinweis und deaktiviert den Button, bis der laufende Export abgeschlossen ist.

Geplant: Automatisierte, regelmäßige Exporte einrichten

Im Tab Geplant kannst Du wiederkehrende Dashboard-Exporte konfigurieren. Ergänze hier bei Bedarf weitere Empfängeradressen für geplante Exporte in das Feld Zusätzliche E-Mail Empfänger für geplante Exports (BCC); mehrere Adressen trennst Du mit Kommas.

• In der Tabelle Geplante Exports siehst Du bestehende Planungen. Über das Papierkorb-Symbol kannst Du Einträge entfernen.

Neue Planungen legst Du wie folgt an:

1. Dashboard auswählen: Bestimme, welches Dashboard regelmäßig exportiert werden soll.
2. Häufigkeit: Entscheide zwischen wöchentlich oder monatlich.
3. Bestätige über das Plus-Symbol die neue Planung.

Die Auslieferung der Exporte erfolgt zu festgelegten Zeitpunkten:

• wöchentliche Exporte werden dienstags für die Vorwoche (Mo–So) versendet
• monatliche Exporte gehen am 05. eines Monats für den jeweiligen Vormonat raus

Nicht jede Kombination aus Dashboard und Zeitraum ist mehrfach planbar; bereits vergebene Kombinationen sind gesperrt bzw. nicht erneut auswählbar.

Voreinstellungen: Absender, Logo und Farben festlegen

Passe im Tab Voreinstellungen das Branding und die Empfänger für alle Exporte an. Hier kannst Du:

• die Standard-E-Mail als Empfänger setzen oder anpassen
• ein individuelles Logo für Exporte hochladen (wird in der Vorschau angezeigt)
• Primärfarbe und Sekundärfarbe Deines Brands für die Exports festlegen. Nutze Standard Farbe verwenden, um auf die Vorgabewerte zurückzusetzen
• eine Vorschau zeigt sofort, wie Dein Export aussehen wird

Nach dem Anpassen speichere Deine Einstellungen mit Speichern. Die Schaltfläche ist während des Speichervorgangs kurz deaktiviert und wechselt nach Erfolg auf Gespeichert.

Abschluss und Resultat

Nach dem Einzelexport per E-Mail erhältst Du die Export-Datei automatisch in Deinen Posteingang. Bei Auswahl von Direkt-Link kannst Du den erzeugten Link sofort kopieren oder direkt öffnen. Geplante Exporte werden gemäß Zeitplan automatisch an die eingestellten Adressen verschickt.

Einstellungen & Optionen

• Exportieren ist nur verfügbar, wenn ein konkretes Dashboard ausgewählt wurde
• Über Zusätzliche E-Mail Empfänger für geplante Exports (BCC) verwaltest Du zentrale BCC-Empfängeradressen.
• Im Tab Voreinstellungen kontrollierst Du zentrale Brand-Vorgaben und Standard-Empfänger für alle künftigen Exporte.

Einschränkungen & Besonderheiten

• Während bereits laufender Exporte werden Eingabefelder und Start-Buttons vorübergehend deaktiviert, um Überschneidungen zu vermeiden.
• Beachte, dass ein Direkt-Link sofort genutzt und geteilt werden kann. Gehe mit solchen Links sorgsam um.

Tipps & Best Practices

• Gib dem Export einen klaren, prägnanten Titel zur späteren leichteren Zuordnung.
• Prüfe mit der Vorschau, ob Branding und Farben korrekt übernommen wurden.
• Für regelmäßige Reportings empfiehlt sich die Funktion Geplant. Trage BCC-Empfänger ein, um alle Beteiligten automatisch zu informieren.
• Nutze den Direkt-Link für schnelle Ad-hoc-Downloads, die Option E-Mail für archivierte und nachvollziehbare Zustellung.
• Über Temporären Datumsbereich übernehmen kannst Du flexibel spezielle Auswertungszeiträume wählen, zum Beispiel für eigene Aktionszeiträume.